Thông cáo báo chí sẽ không còn là những văn bản khô khan, cứng nhắc mà hoàn toàn có thể trở thành công cụ PR đắc lực khi được triển khai đúng cách. Loại hình văn bản này khác với các bài PR thông thường nhưng lại không chỉ thuần mang tính chất đưa thông tin như tin tức trên báo chí.

1. Thông cáo báo chí là gì?

Định nghĩa về thông cáo báo chí theo HubSpot là một thông báo chính thức mà một tổ chức muốn truyền tải tới giới truyền thông.

Hiểu một cách cụ thể hơn, thông cáo báo chí là việc tóm tắt và truyền tải những thông tin chính thức, mang tính công khai mà các tổ chức, doanh nghiệp, công ty muốn gửi đến các cơ quan truyền thông, báo đài. Tuy nhiên, thông cáo báo chí trong thời đại mới đã có sự mở rộng, có thể gửi trực tiếp đến khách hàng, đối tác của doanh nghiệp.

2. Mục đích khi viết thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí không chỉ là những văn bản mang tính chất thông báo thông thường. Nó có vai trò quan trọng trong marketing.

Mục đích khi viết thông cáo có thể được chia thành các hướng như sau:

• Mục đích tuyên truyền, giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ mới đến công chúng. Ví dụ: thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới, thông cáo báo chí sự kiện, thông cáo báo chí khai trương cửa hàng, thông cáo báo chí chương trình khuyến mãi,…
• Tuyên truyền các chính sách, nghị định từ các cơ quan Nhà nước, Chính phủ. Ví dụ: thông cáo báo chí bộ y tế, thông cáo báo chí giá xăng dầu tăng giảm,…
• Mẫu thông cáo báo chí giải quyết khủng hoảng truyền thông, đính chính về những tin đồn sai sự thật.

Để thu hút sự chú ý của giới truyền thông (báo giấy, báo mạng, truyền hình, radio), từ đó lan tỏa rộng rãi thông tin tới công chúng, dư luận, thông cáo báo chí chính là những công cụ hỗ trợ đắc lực.

Và đặc biệt lưu ý, hãy chỉ gửi thông cáo vào những sự kiện thật sự quan trọng, nổi bật. Việc sử dụng sai hay lạm dụng thông cáo có thể gây ra tác dụng ngược, không thu hút được sự chú ý, thậm chí bị công chúng đánh giá thấp.

3. Cấu trúc của một thông cáo báo chí mẫu bao gồm những gì?

Trước khi muốn viết một thông cáo báo chí hay, bạn cần biết cách viết một thông cáo có cấu trúc chuẩn.

Bố cục trình bày và nội dung thông tin trong một thông cáo được chia thành 7 phần như sau:

• Nguồn tin: Tên, địa chỉ, logo, thông tin liên lạc của doanh nghiệp/tổ chức.
• Tên văn bản: Ghi rõ là “THÔNG CÁO BÁO CHÍ”. Không viết chung chung là thông tin chương trình hay thông tin sự kiện.
• Tiêu đề: Nêu khái quát nội dung chính của TCBC.
• Ngày tháng năm, địa điểm ra TCBC
• Nội dung:

+ Đoạn 1: Tóm tắt tất cả thông tin chính, quan trọng nhất.

+ Đoạn 2: Phát triển thêm ý từ đoạn 1 bằng cách bổ sung thêm các chi tiết có liên quan – mức độ khá quan trọng.

+ Đoạn 3: Trích dẫn câu nói từ lãnh đạo, chuyên gia, người có liên quan trong TCBC.

+ Đoạn 4: Cung cấp thêm những thông tin bổ sung – mức độ ít quan trọng hơn về sự kiện/hoạt động. Kết thúc bằng cách khẳng định lại mục đích chính của TCBC thêm lần nữa.

• Thông tin về tổ chức/doanh nghiệp ra TCBC: Đưa ra những thông tin khái quát về doanh nghiệp/tổ chức ra TCBC nhằm giúp các nhà báo có thêm thông tin về doanh nghiệp/tổ chức.
• Thông tin liên hệ: Cung cấp số điện thoại và email của người phụ trách việc cung cấp thông tin cho báo chí để nhà báo cần thêm thông tin, tài liệu thì có thể liên hệ.

Cấu trúc kim tự tháp ngược được áp dụng phổ biến trong cách viết thông cáo báo chí

4. Những lưu ý để viết thông cáo hiệu quả

Viết thông cáo báo chí không khó, nhưng viết sao cho hay, hấp dẫn và thu hút thì lại là cả một vấn đề. Dĩ nhiên chẳng ai có thể cầm tay chỉ cho bạn từng chi tiết và đảm bảo khi áp dụng bạn chắc chắn có một thông cáo gây được tiếng vang lớn.

Nhưng dưới đây, Sixth Sense Media xin được đưa ra những nguyên tắc cơ bản để xây dựng nền tảng, từ đó giúp bạn phát triển ra một thông cáo báo chí chất lượng.

4.1. Chắt lọc, đưa thông tin quan trọng lên đầu

Các thông tin quan trọng, được đánh giá là quý giá, có khả năng thu hút nhất hãy đưa vào thông cáo báo chí. Bạn không nên tham lam, tạo ra một văn bản dài dòng mà khiến người đọc không biết tiếp nhận rằng đâu là điều thứ yếu. Ngắn gọn, súc tích và đủ ý là cách để viết thông cáo hiệu quả.

Các thông cáo thường được triển khai theo mô hình kim tự tháp ngược. Nghĩa là mức độ thông tin quan trọng được triển khai sẽ theo thứ tự giảm dần từ trên xuống dưới.

Mở đầu thông cáo sẽ là chiếc chìa khóa quyết định để người xem tiếp tục đọc xuống bên dưới. Vì thế hãy tạo ra một sự bắt đầu thật thú vị và ấn tượng nhé!

4.2. Cách thức sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng tiếp nhận

Trong thông cáo báo chí, chúng ta nên đề cao cách viết với ngôn từ chuẩn mực, nhã nhặn và lịch sự. Tuyệt đối không dùng ngôn ngữ nói, hay những thuật ngữ khó hiểu, thể hiện sự thân mật hoặc thoải mái quá mức rất dễ gây phản cảm. Và dĩ nhiên, các yếu tố quảng cáo, đề cao về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu hay sự kiện quá mức cần được tiết chế.

4.3. Bám sát chủ đề, mục đích

Hãy bám sát, nêu bật những ưu điểm, lợi ích mà khách hàng nên sử dụng sản phẩm, dịch vụ hay đến tham dự sự kiện của bạn. Luôn viết bài một cách thực tế, mang đến những thông tin thực sự hữu ích, đánh trúng tâm lý người đọc.

4.4. Tăng tính thuyết phục bằng các trích dẫn

Để gia tăng mức độ tin cậy cho sản phẩm, sự uy tín của chương trình, bạn có thể trích dẫn thêm ý kiến từ các chuyên gia, nhà lãnh đạo, nhân vật có tầm ảnh hưởng liên quan đến vấn đề đang được đề cập trong thông cáo.

4.5. Đa dạng phong cách thể hiện và trình bày

Thông cáo báo chí giờ đây không chỉ còn là những mẫu văn bản với toàn chữ viết. Bạn có thể kết hợp thêm các định dạng như hình ảnh, video, âm thanh, biểu đồ minh họa,… để tăng sự logic, gây hứng thú hơn cho người đọc.

5. Kết luận

Thông cáo báo chí đã và đang được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, với nhiều mục đích cho các đơn vị khác nhau. Để viết thông cáo hấp dẫn, cách tốt nhất, bạn hãy đặt mình vào chính vị trí của người tiếp nhận để biết họ cần gì, muốn gì và sẽ bị thu hút bởi những yếu tố như thế nào.

Còn nếu bạn cùng doanh nghiệp cần viết thông cáo báo chí, đăng tải trên các trang báo mạng, báo giấy, radio, truyền hình, hãy liên hệ ngay với Sixth Sense Media để được hỗ trợ!

Công ty CP Truyền thông Giác quan Thứ Sáu – SIXTH SENSE MEDIA

VP Hà Nội:

Địa chỉ: Tầng 3, số 6 Nguyễn Công Trứ, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Tel: (0243) 237 3692

Hotline: 0982 513 898

VP Hồ Chí Minh:

Địa chỉ: 459 Sư Vạn Hạnh, P.12, Q.10, TPHCM

Tel: (08) 88 589 489

Hotline: 0934 519 516

Email: contact@ssm.vn