Roadshow đã trở thành một trong những dịch vụ quảng cáo ngày càng được ưa chuộng. Tuy nhiên về quy trình tổ chức nên một chương trình roadshow chi tiết cần những bước như thế nào thì không phải ai cũng biết.

Ở bài viết này, bằng kinh nghiệm triển khai các chương trình roadshow trên thực tế, Sixth Sense Media xin được chỉ ra những yếu tố cần chú ý đặc biệt khi triển khai dịch vụ này.

1. Xác định phương tiện và cách thức tổ chức chương trình roadshow

Cách thức tổ chức chương trình roadshow cho từng loại phương tiện, hình thức khác nhau thì cần những chuẩn bị khác nhau. Vì thế mà ngay từ đầu doanh nghiệp nên xác định rõ về vấn đề này.

Muốn chọn phương tiện và hình thức tổ chức sao cho hiệu quả, nhà đầu tư cần căn cứ dựa trên các yếu tố như sau:

• Ngân sách tổ chức: Mỗi hình thức chạy roadshow có mức báo giá khác nhau. Chẳng hạn nếu ngân sách nhỏ mà bạn muốn chạy roadshow quy mô lớn, luxury roadshow hay roadshow xe bus 2 tầng thì gần như là bất khả thi.
• Phạm vi triển khai: Với roadshow xe đạp, xe máy thì phù hợp để chạy chương trình ở phạm vi vừa và nhỏ. Còn nếu muốn chạy quảng cáo thu hút trên phạm vi rộng thì roadshow ô tô sẽ đưa thương hiệu xuất hiện được trên những hành trình xa và có sự nổi bật tốt hơn.
• Đối tượng khách hàng mục tiêu: Cách thức tổ chức chương trình roadshow phải phù hợp với tệp khách hàng tiềm năng. Xác định rõ về người dùng mục tiêu, bạn không những chọn lựa chính xác về phương tiện, hình thức tổ chức mà còn cả lộ trình, thời gian chạy quảng cáo.

2. Lập kế hoạch chạy roadshow chi tiết

Các chương trình roadshow cần được lập kế hoạch, kịch bản chi tiết. Trong kế hoạch sẽ cần thống nhất chi tiết về:

• Quy mô và cách thức tổ chức đoàn xe.
• Lộ trình hoạt động.
• Thời gian chạy roadshow.
• Nhân sự tổ chức trong từng khâu.

Đặc biệt cần quy định rõ về thời gian hoàn thành từng đầu công việc, tránh sự chậm trễ, không thống nhất giữa các bộ phận sẽ ảnh hưởng đến cả chương trình.

3. Phân công và bố trí nhân sự tổ chức chương trình roadshow

Đối với nhân sự tổ chức chương trình roadshow, chúng tôi khuyên bạn nên tìm đến đội ngũ chuyên nghiệp, đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Tùy vào từng chương trình, tùy từng bộ phận mà yêu cầu về nhân sự có thể khác nhau. Chẳng hạn như yêu cầu về ngoại hình của đội PB, PG.

Nhưng tóm lại, tất cả các nhân sự tham gia vào chương trình roadshow cần duy trì được sức khỏe tốt, có thể tham gia xuyên suốt. Ngoài ra thì cần có các buổi đào tạo, gặp gỡ phân công công việc để mọi người bắt nhịp được nhanh chóng. Mỗi đoàn roadshow luôn phải có thêm nhân sự quản lý bao quát di chuyển theo đoàn xe.

4. Hoàn thành các thủ tục pháp lý trước khi tổ chức chương trình roadshow

Tại Việt Nam, quy định pháp lý cho các chương trình roadshow khá gắt gao. Tất cả các chiến dịch roadshow quảng cáo ngoài đường phố đều cần có giấy phép hoạt động. Khi bị lực lượng chức năng dừng lại kiểm tra, đoàn xe không giấy phép sẽ bị xử phạt, thậm chí yêu cầu tháo gỡ và dừng chương trình.

Do đó mà thủ tục giấy phép là một trong những điều kiện bắt buộc để chương trình roadshow được hoạt động. Ngoài ra, doanh nghiệp nên đi khảo sát trước các tuyến đường xe chạy, tránh các đường cấm hay khung giờ cấm cho từng loại phương tiện.

5. Dự trù về các tình huống bất ngờ trong kịch bản chương trình roadshow

Các chương trình roadshow là chương trình diễn ra trực tiếp. Do vậy mà không thể chắc chắn diễn ra suôn sẻ, thuận lợi 100% vì có thể sẽ gặp các tác động từ bên ngoài như xe cộ hỏng, thời tiết mưa nắng thất thường, bị công an giao thông dừng kiểm tra,…

Đó là lý do mà trong kịch bản chương trình roadshow cần có thêm một đề mục dự trù và xử lý các tình huống phát sinh ngoài ý muốn. Như vậy sẽ tránh cho đoàn xe gặp lúng túng, đưa ra phương án giải quyết nhanh chóng để chương trình tiếp tục diễn ra.

Kết luận

Quy trình khá phức tạp, chi phí tổ chức chương trình roadshow lại không hề rẻ, vì thế mà nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phương án thuê đơn vị chạy roadshow trọn gói. Các đơn vị này đã có kinh nghiệm, nhân sự chuyên nghiệp, cùng với đó là các mối quan hệ trong nghề để giải quyết quy trình được nhanh chóng hơn.

Và nếu như doanh nghiệp của bạn đang cần tìm đơn vị tư vấn và tổ chức chương trình roadshow với hơn 12 năm kinh nghiệm, hãy liên hệ với Sixth Sense Media nhé!

Công ty CP Truyền thông Giác quan Thứ Sáu – SIXTH SENSE MEDIA

VP Hà Nội:

Địa chỉ: Tầng 3, số 6 Nguyễn Công Trứ, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Tel: (0243) 237 3692

Hotline: 0982 513 898

VP Hồ Chí Minh:

Địa chỉ: 459 Sư Vạn Hạnh, P.12, Q.10, TPHCM

Tel: (08) 88 589 489

Hotline: 0934 519 516

Email: contact@ssm.vn